Кейс Ticketscloud про отдел продаж: объединили данные из двух CRM и собрали прозрачную отчётность

Задача: построить прозрачную отчётность по продажам

На 2020 год у Ticketscloud стояла цель масштабироваться: выйти на новые рынки и увеличить количество продаж. Для этого компании нужна была отчётность, которая показывает весь путь сделки: от появления лида до момента, когда он стал клиентом и продал свой первый билет через систему Ticketscloud.

Сложность построения такой отчётности заключалась в том, что отдел продаж Ticketscloud одновременно работает в двух CRM-системах. В первой — amoCRM — компания ведёт учёт своих продаж: количество сделок за месяц, данные о том, какие операторы и организаторы мероприятий начали продавать билеты через Ticketscloud и т. д. Во второй — собственной админке — они ведут учёт продаж своих клиентов: сколько билетов они продали, за какой период и т. д.

Так как эти системы не были связаны между собой, нужные отчёты собирались вручную. Иногда это приводило к тому, что какие-то цифры терялись или не совпадали. А создание простого отчёта занимало пару и более часов.

Результат: объединили данные из двух CRM и собрали прозрачную отчётность

Чтобы клиент мог видеть все цифры по своему бизнесу в одном месте, мы настроили автоматическую передачу данных из двух CRM-систем в сервис сквозной аналитики Elly. Внутри Elly все данные о продажах свелись в единый отчёт, который автоматически обновляется в PowerBI.

Благодаря тому, что мы объединили все данные о продажах, у нас получилось составить вот такие отчёты:

1. Отчёт по продажам с основными плановыми и фактическими показателями по обороту и прибыли. В нём же хранятся данные об эффективности работы менеджеров по привлечению клиентов и по развитию финансовых показателей клиентов.

2. Детальный отчёт по организаторам и агентам, предназначенный для анализа активности и роста конкретных организаторов мероприятий.
3. Отчёт для расчёта мотивации менеджеров.

Как шла работа над проектом

Целевая аудитория Ticketscloud — это билетные операторы и организаторы мероприятий.

Билетные операторы — это сервисы вроде Ponominalu.ru или Kassir.ru. Они заключают договор с организаторами мероприятий и за определённый процент от продаж рекламируют и продают билеты на их события.

Организаторы — это чаще всего люди, которые организовывают самостоятельно конкретное событие, например, концерт местной группы. Если у организатора небольшой бюджет, то он сам отвечает за продвижение и продажу билетов, чтобы не работать с билетными операторами.

Ticketscloud зарабатывает на комиссии с проданных билетов на их сервисе. Такая бизнес-модель предполагает несколько показателей успешной сделки:

1. Заключение договора.
2. Установка виджета Ticketscloud на сайт клиента.
3. Первый проданный билет через виджет.

При создании отчётности нам нужно было учитывать эти особенности.

Полная отчётность по обороту и прибыли

Отчёт по продажам из amoCRM. Он помогает видеть всю картину продаж в моменте, даёт возможность делать прогноз и оценивать работу каждого менеджера.

В нём можно увидеть:

1. Количество сделок по неделям, то есть сколько клиентов установили виджет на свой сайт.
2. Количество успешных сделок по неделям, то есть количество клиентов, которые начали продавать билеты через Ticketscloud/
3. Соотношение билетных операторов и организаторов.
4. Годовой бюджет закрытых сделок по месяцам.
5. Общее количество созданных сделок и сколько из них дошли до продажи первого билета.

Вот так он выглядит:

Воронка продаж. Это стандартная воронка, в которой отображены все этапы и конверсия по ним. Интересный здесь фильтр по распределению закрытых и успешных сделок по менеджерам: можно сразу посмотреть, кто и как отработал за выбранный период.

План-факт автоматически собирается в PowerBI. Он помогает директору по продажам составлять реалистичный или оптимистичный план на год, квартал и месяц, чтобы оценивать потом, насколько хорошо или плохо отработал его отдел.

Отчёт по новым партнёрам помогает директору по продажам наблюдать за развитием текущих клиентов внутри платформы: сколько сейчас на платформе клиентов, которые заключили договор, и сколько из них установили виджет Ticketscloud, чтобы начать продавать билеты через сервис.

Здесь же есть разбивка по менеджерам, чтобы посмотреть, сколько организаторов подключил конкретный менеджер за месяц и сколько из них начали продавать билеты.

Детальный отчёт по организаторам и агентам

Задача менеджеров по развитию клиентов — помогать организаторам расти: подключать новые каналы продаж, анализировать эти каналы, вводить разные механики вовлечения, например, промокоды. Чтобы они вовремя смогли увидеть, что у кого-то из текущих клиентов падают продажи, мы сделали отчёт по когортам. Когорты строятся по дате продажи первого билета.

Отчёт для расчёта мотивации менеджеров

В самом начале я рассказывала, что Ticketscloud нас позвали, чтобы мы подружили две CRM-cистемы. Эта интеграция понадобилась, чтобы появился вот этот отчёт — расчёт мотивации менеджеров.

Бизнес-модель Ticketscloud строится не на количестве заключенных договоров, а на количестве проданных билетов через систему. Данные об особенностях продажи (холодная, тёплая, органика) хранятся в amoCRM, а данные по продажам — в самописной системе.

Мы настроили автоматическую передачу данных из обеих систем в сервис сквозной аналитики Elly, чтобы у коммерческого директора, руководителя коммерческого блока и у самих менеджеров появился отчёт, в котором можно увидеть, сколько бонусов полагается менеджерам по продажам и менеджерам по развитию.

Отзыв Александра Вршикяна, руководителя коммерческого блока

То, что сделали IT-Agency, — это круто. Мы используем каждый отчёт, исходя из конкретной задачи: для меня полезен отчёт по партнёрам, план-факт за месяц и бонусы менеджерам.

Отчёт по партнёрам я использую ежедневно, чтобы смотреть на динамику наших партнёров: какой у них объём продаж, сколько у них новых продаж и другие важные метрики, которые касаются только партнёров.

Второй отчёт, с которым я работаю, — это план-факт за месяц и год. Он помогает мне сравнивать текущие продажи с аналогичным периодом прошлого года. Глядя на динамику, я могу понять, на какую цифру мы можем выйти в этом месяце или году.

Третий отчёт — бонусы менеджерам. Его я использую для расчёта мотивации ежемесячно.

Хочу поблагодарить всю команду IT-Agency за проделанную работу, особенно Варвару Петрову за очень внимательное и терпеливое отношение ко всем нашим динамично меняющимся хотелкам.

Отзыв Егора Егерева, CEO и основателя Ticketscloud

Для меня было важно, чтобы отчётность была прозрачной. Я ею не пользуюсь, но некоторые визуализации верхнеуровнево просматриваю.

Когда Варвара спросила меня, что можно улучшить, я не нашёл, что сказать. Мне всё нравится. Рекомендую IT-Agency тем компаниям, которые хотят расти и готовы инвестировать в этот рост.

Отзыв Варвары Петровой, руководитель направления по работе с отделами продаж в IT-Agency

Этот проект был ровно настолько интересным, насколько сложным с точки зрения логики расчётов и связей. В процессе работы мы часто сталкивались с тем, что у Ticketscloud нестандартная логика продаж, и это нужно было обязательно учесть.

Ещё одна интересная деталь этого проекта — это то, что во время нашей работы в компании прямо в моменте менялись процессы и нам нужно было отобразить это в отчётности.

Например, сейчас мы в процессе изменения дашборда по бонусам менеджеров, так как в компании начали внедрять новую систему мотивации. Смысл в том, что теперь менеджеры больше замотивированы подключать не только виджет на сайте партнера, но и другие фичи. Аккаунты тоже дополнительно вознаграждаются, если клиент начал использовать новые фичи. То есть их задача развивать и обучать партнёра теперь зафиксирована в мотивации.