Главная Академия Статья Мы создали собственную сквозную аналитику загруженности команды и экономим 18 часов работы в месяц для стратегических задач

Мы создали собственную сквозную аналитику загруженности команды и экономим 18 часов работы в месяц для стратегических задач

Почему команда перегружена и что с этим делать?

Раньше ручное обнаружение проблемы и принятие решения отнимали много времени и у старших специалистов, и у младших. Не дело.

Поэтому я собрал дашборд, который сводит все данные о загруженности коллег в одно место. Да, это сквозная аналитика трудозатрат команды, с которой проще, надёжнее и быстрее распределять ресурсы.

Сейчас расскажу, как создать подобный дашборд для себя, что для этого нужно и какой результат стоит ожидать.

Игорь Приходько

старший джедай

Контекст и проблема

В какой-то момент стало понятно, что команда перегружена. Проблема в том, что:

непонятно, насколько сильно перегружены сотрудники;
нет достоверной информации, какие проекты и задачи нужно пересмотреть, чтобы высвободить время.

Каждый кейс превращался в отдельное мини-расследование: смотрели данные в Аспро, назначали встречу, обсуждали проблемы, смотрели в трекеры, искали узкие горлышки в проектах и задачах вручную. Фильтровали всё в Аспро:

Затем собирали сводные на разных вкладках таблиц, чтобы увидеть план-факт по часам, отдельные затраты по проектам и по задачам:

Данные были разрознены по Аспро, личным трекерам, рабочим документам и головам коллег — всё надо свести и оценить.

Это забирало от получаса времени у сотрудников, которых отрывали от задач, плюс сверху 30-60 минут конкретно лида. Он всё анализировал, готовил персональные таблицы и решения.

Помножьте это на, к примеру, трёх людей в команде и представьте, сколько времени уходит на подобную задачу.

В таком формате очень тяжело и долго управлять процессами, что потенциально вредит нам и клиентам — люди устают и выгорают, а дедлайны не ждут.

Я решил создать инструмент, который автоматизирует задачу.

Первый шаг — исключить сбор информации из ручной рутины и настроить решение, которое сведёт данные в одном пространстве и оцифрует нагрузку команды.

Контекстная реклама в Яндекс Директ

Привлечём ЦА, поднимем конверсию и увеличим продажи

Как создать дашборд загруженности команды

В первую очередь мне понадобились данные трекинга времени в Аспро, путь: раздел Тайм-трекер → Учет времени → Список записей.

Собрав фактуру из Аспро, я пошел в Cursor. Я описал ИИ желаемый результат общими словами, попросил дополнить и создать ТЗ на разработку дашборда.

От ChatGPT к Cursor: как команда ASO IT-Agency перестроила работу с ИИ и улучшила процессы

Cursor по этому ТЗ собрал дашборд с рыбой вместо данных, чтобы визуализировать возможное решение. Пока это просто полотно с разными вкладками.

Получилось симпатично, но надо было скорректировать иерархию и логику подсчётов. Иерархия вышла такая: «Команда — специалист — проект — задача».

Я убрал лишние вкладки и вынес подсчет окупаемости в отдельный дашборд, потому что там немного другая логика. Всё сгруппировал, чтобы старший каждой группы мог контролировать нагрузку своей команды.

Затем с помощью Google App Script опубликовал дашборд. Настроил выгрузку, которая автоматом забирала данные из Аспро и отправляла их в таблицу, на основе который собирался дашборд.

Написал скрипт, который автоматически будет выгружать данные из Аспро, и настроил связь с дашбордом, чтобы все данные попадали туда.

Теперь могу делиться ссылкой с командой, она доступна только в пределах нашего домена — можно не беспокоиться о безопасности данных.

Получилось вот так:

Я создала свой тайм-трекер без разработчиков и опубликовала его в магазине расширений Chrome с помощью нейросети

MVP собрал за один рабочий день в рамках Свободных Четвергов. Дашборд сводит все данные из исходных таблиц в одно место и наглядно показывает нагрузку сотрудника. Например, вот так выглядит отчёт коллеги без перегруза:

Свободные Четверги: как мы убрали из лексикона слово «не́когда» и создали сообщество энтузиастов в ИИ

А вот этому сотруднику стоит перераспределить задачи:

Старший специалист изучает данные и решает, кому какие задачи отдать, с кем пообщаться и так далее. Отчёт обновляется автоматически каждый день между 5:00 и 6:00 по московскому времени.

Сквозная аналитика: внедрение и сопровождение

Решаем задачу под ключ, добиваемся, чтобы отчётность приносила пользу команде клиента.

Результаты

Новый инструмент повысил прозрачность работы. Нам не нужно пересобирать данные из разных срезов, всё агрегируется в одном пространстве.

Любой старший специалист может в пару кликов узнать, кто перегружен и насколько, мы больше не тратим дополнительные часы на созвоны и расследования.

Раньше уходило около 18 часов в месяц только на созвоны о перегрузе команды. Многие даже не озадачиваются такими вопросами, а команда пребывает в состоянии перегруза или наоборот. Ресурс распределяется некорректно, что приводит к выгоранию команды и снижению мотивации, а это влечёт снижение эффективности и уменьшению LTV проектов. Короче говоря, кадры редеют, агентство теряет клиентов.

Решения тоже принимаем быстрее: видим пробелы, оцениваем нагрузку сотрудников и понимаем, за какие проекты браться в первую очередь и кому.

Например, за считанные секунды увидели, что в июне у Анастасии есть перегруз, а у Павла небольшой недогруз. Решение на поверхности: отправить часть ресурса Павла в помощь Анастасии и выправить ситуацию.

Раньше только на выявление перегруза у нас ушло бы несколько часов. И не факт, что выявили бы своевременно, да и свободный ресурс ушёл бы на сведение данных в таблице.

Этот дашборд — начало пути к более масштабной системе. В дальнейшем мы хотим создать подробный дашборд окупаемости проекта и окупаемости специалиста. Прозрачная оценка нагрузки специалистов — первая ступень к такой системе.

Записал Игорь Приходько, отредактировал Сергей Афонин