Главная Академия Статья Превратили десятки таблиц в один дашборд и сократили время на подготовку отчётов в 5 раз

Превратили десятки таблиц в один дашборд и сократили время на подготовку отчётов в 5 раз

На любом проекте нужно собирать аналитику. Если вручную выгружать данные из рекламных кабинетов, CRM и других сервисов, отчётность превратится в кучу таблиц, которые сложно поддерживать и ещё сложнее презентовать.

Любая ошибка требует ручного поиска источника проблемы, а чтобы показать результаты руководителю или заказчику, нужно тратить часы на сбор нужных данных и подготовку презентации.

Меня зовут Игорь Приходько, я Digital Lead по развитию в IT-Agency. В статье расскажу, почему мы отказались от громоздкой системы отчётности, перенесли её в единый датасет на базе JetStat и собрали дашборд с помощью Datalense.

Игорь Приходько

Digital Lead по развитию

Сквозная аналитика: внедрение и сопровождение

Решаем задачу под ключ, добиваемся, чтобы отчётность приносила пользу команде клиента.

Почему мы начали искать альтернативу привычным отчётам

На большинстве проектов мы сводим в одном отчёте данные из рекламных кабинетов, CRM и дополнительных источников. Чтобы аналитика работала корректно, эти данные нужно сопоставить между собой по общим идентификаторам. Пока проект небольшой, такую систему ещё можно поддерживать вручную. Но по мере роста объёма данных обновлять таблицы становятся сложнее.

Отчётность без Excel: как мы заменили план-факт отчёт одним дашбордом и сократили время на аналитику в 10 раз

Пример отчёта в Datalense, который всегда доступе по ссылке 24 на 7. Видны данных во всех необходимых срезах, а также можно фильтровать по датам и по всем представленным срезам.

Подготовка отчёта занимает около 15 часов в месяц, ещё 10 часов — его поддержка. Даже в идеальном сценарии это больше трёх рабочих дней в месяц. А если возникают ошибки или меняются требования, времени требуется ещё больше.

Отчёты в таблицах неудобные: чтобы посмотреть нужный срез, приходится перестраивать таблицы, скрывать и раскрывать столбцы, переключаться между вкладками. А когда в ней что-то ломается, быстро понять причину почти невозможно.

В итоге специалист вместо работы над проектом разбирается, на каком этапе перестали сходиться данные и как починить таблицу. Он тратит на это силы и время, устает, выгорает. А если ещё ошибку допустит, то трудности только удваиваются.

Вот так выглядит отчет в таблицах без дашборда — серая стена данных без акцентов и других опознавательных знаков. В такой разберется только специалист.

Я решил оптимизировать процесс и найти инструмент, который решит сразу несколько задач:

соберёт данные из разных источников в одном месте;
покажет одинаковую структуру отчёта на всех проектах;
поможет новому специалисту быстро погрузиться в проект;
позволит клиенту за несколько минут понять, что происходит с маркетингом, не разбираясь в технических деталях.

Для меня хороший отчёт похож на первый слайд презентации инвестору. Если по одному экрану нельзя понять, всё ли идёт по плану, значит отчёт не выполняет свою главную задачу. Детали всегда можно открыть позже, но сначала человек должен получить ответ на главный вопрос: «У нас всё хорошо или пора искать проблему?»

Почему я выбрал JetStat

Я рассматривал несколько сервисов — некоторые действительно помогали автоматизировать отдельные процессы, но полностью отказаться от ручной работы всё равно не получалось. Особенно это было заметно на проектах с ручными выгрузками или нестандартными источниками данных. Часть информации всё равно собирали и обрабатывали самостоятельно.

Остановился на JetStat, потому что сервис:

собирает в одном месте информацию из рекламных кабинетов, CRM и ручных таблиц, не приходится переключаться между разными системами;
снижает объём ручной работы и количество ошибок: большую часть обработки данных, сопоставления показателей и обновления отчётов сервис выполняет автоматически;
экономит время на поддержку отчётности: после внедрения JetStat мы сократили время на поддержку отчётов с 25 до 5 часов в месяц;
помогает стандартизировать отчёты.

Я не разработчик, но создаю сервисы с вайбкодингом. Что нужно знать, чтобы начать?

Как собрать дашборд

Шаг 1. Объединить источники данных

Первый этап — собрать информацию в единый датасет. После интергации с внешними сервисами, JetStat автоматически подгружает статистику из рекламных кабинетов, данные из CRM, а при необходимости — информация из ручных таблиц.

Это удобно в случае, когда рекламная площадка или источник данных не поддерживают прямую интеграцию. Тогда достаточно загрузить выгрузку, и сервис включит её в общую структуру данных.

Так выглядит настройка внешних интеграций в JetStat

Шаг 2. Привести данные к одному формату

Чтобы данные из разных систем можно было корректно объединить, я делаю это по определённым принципам.

Например, использую единые наименования рекламных кампаний и одинаковые идентификаторы кампаний и объявлений. По этим полям JetStat автоматически сопоставляет рекламные данные с информацией из CRM.

Раньше подобные операции мы выполняли с помощью сложных формул в Google Таблицах. Теперь вся эта логика работает внутри сервиса, поэтому сами таблицы остаются простыми, а шанс допустить ошибку значительно ниже.

В таком формате мы храним теперь правило, чтобы у нас были единые наименования из разных кабинетов и систем

В JetStat можно указывать дополнительные параметры. Например, тип посадочной страницы, продукт, период, неделю или месяц по названию кампании, UTM-меткам или дате.

Настройка дополнительных параметров в JetStat позволяет нам создавать доп столбцы с любыми срезами

Шаг 3. Построить дашборд

Когда датасет готов, я переношу его в Datalense и собираю дашборд в таком виде, чтобы человек, который впервые увидит данные, сразу понял состояние проекта.

На первом экране — ключевые показатели. Если всё идёт по плану, можно двигаться дальше. Если появляются отклонения, дашборд показывает, куда копать.

Так выглядит итоговый дашборд

Такой подход помогает новым сотрудникам быстрее разобраться в проекте. Клиентам тоже проще: не нужно искать информацию в десятках таблиц и разбираться в формулах — всё важное уже собрано в одном месте.

Приятный бонус — у сервиса есть поддержка. Если что-то ломается, специалисту не нужно тратить несколько часов на поиск ошибки. Достаточно передать информацию в поддержку, и команда сервиса самостоятельно устранит ошибку.

Диалог с поддержкой, когда что-то ломалось

Сколько стоит подписка на JetStat

Перед оформлением подписки на JetStat, я сравнил его с аналогами. Многие подобные платформы стоят дороже, особенно если нужны интеграции, обработка данных и поддержка.

JetStat — самый выгодный вариант. Можно выбрать тот тариф, который подходит под объём данных и задачи компании.

От тарифа за 20 тысяч рублей я получил всё, что нужно: сбор данных из разных источников, подготовку единого датасета и передачу данных в BI-систему. Мы можем подключать его к 30 проектам, при этом наши клиенты ничего не доплачивают.

Это демократичная цена, особенно если учитывать, сколько времени мы экономим на сбор презентаций и данных по проектам, отчётности и план-фактах.

Сравнительная таблица JetStat с аналогичными сервисами

Почему BI-дашборд не работает без план-факта

Главная цель дашборда — ответ на вопрос «достигаем ли мы поставленных целей?» Поэтому центральное место в нём занимает план-факт.

У каждого проекта есть план по бюджету, лидам или другим бизнес-показателям. Если отчёт показывает только текущие значения, оценить ситуацию невозможно. Например, мы потратили 200 000 ₽ и получили 100 лидов. Это хороший результат или нет? Ответ зависит от того, где мы должны быть на текущую дату.

Поэтому система автоматически сравнивает плановые и фактические показатели. Она показывает, сколько бюджета должно быть освоено, какой процент плана уже выполнен и сохраняется ли нужная динамика. По такому же принципу можно отслеживать лиды и другие ключевые метрики.

Примеры отчётов

Состав дашборда зависит от задач проекта. Для одного клиента важнее выполнение плана по бюджету, для другого — количество лидов, для третьего — эффективность отдельных рекламных каналов. Благодаря единому датасету я могу быстро собрать нужный набор показателей.

Такой подход помогает сразу увидеть отклонения и вовремя принять решение. Если после просмотра отчёта нельзя понять, всё ли идёт по плану, значит это просто набор графиков, а не инструмент управления маркетингом.

Что получили в результате

После перехода на новую систему отчётности мы сократили время на подготовку отчётов примерно с 15 до 3–4 часов. Ежемесячная поддержка тоже стала занимать значительно меньше времени — вместо 10 часов достаточно 1–2 часов.

Но самое главное — у нас появилась система, которую можно использовать на разных проектах. Новому специалисту проще погрузиться в работу, клиенту — разобраться в отчётности, а команде — быстрее находить точки роста и принимать решения на основе данных.

ИИ написал код — что дальше? Почему вайбкодинг не отменяет мышление маркетолога

Дашборд в JetStat позволяет для каждого проекта вывести именно те показатели, которые важны бизнесу.

Платформа закрыла сразу несколько задач: сбор данных, подготовку единого датасета, построение дашбордов и сопровождение проектов. Он экономит время на подготовке отчётов и позволяет сосредоточиться на развитии проекта.