Главная Академия Статья Отчётность без Excel: как мы заменили план-факт отчёт одним дашбордом и сократили время на аналитику в 10 раз

Отчётность без Excel: как мы заменили план-факт отчёт одним дашбордом и сократили время на аналитику в 10 раз

Во многих проектах данные для аналитики хранятся в разных системах, поэтому для анализа результатов их приходится собирать вручную. Мы тоже столкнулись с этой проблемой: план-факт отчёт на базе нескольких таблиц со временем стал слишком сложным и неудобным в работе.

Это долго, трудозатратно и создаёт риски ошибок — для аналитики это не дело.

Меня зовут Игорь Приходько, я Digital Lead по развитию в IT-Agency. В статье расскажу, как мы перенесли аналитику в единый дашборд в Calltouch, настроили отслеживание квалифицированных лидов и отказались от громоздкой системы отчётности.

Игорь Приходько

старший джедай

Поисковое продвижение интернет-магазинов

Продвигаем карточки и увеличиваем продажи товаров на всех популярных маркетплейсах, ищем новые возможности для развития бизнеса.

Почему мы отказались от классического план-факт отчёта

Раньше мы вели план-факт отчёт в нескольких связанных таблицах. В них собирали данные из рекламных кабинетов, CRM, плановые показатели и дополнительные срезы для анализа.

Такая схема позволяла отслеживать не только лиды, но и квалифицированные лиды, а также контролировать выполнение плана. Но со временем поддерживать её стало сложно.

Вот так выглядел старый план-факт

На обновление отчёта уходило 1–2 часа в неделю. Нужно было выгружать данные из разных систем, проверять их и сопоставлять между собой.

Если в одной из таблиц возникала ошибка, искали причину ещё 2–3 часа: приходилось разбираться, на каком этапе перестали корректно передаваться данные. Такие ситуации могли произойти примерно раз в месяц.

Отдельная проблема — работа с данными. Чтобы получить нужный срез, нужно было обращаться к нескольким таблицам и сводным отчётам. Любой новый фильтр или дополнительный разрез данных требовал ручной доработки, которая занимала много времени.

В итоге на поддержку отчётности только на одном проекте уходило около 10 часов в месяц.

Если учитывать человеческий фактор и риск ошибок, сбор данных займёт еще больше времени.

Стало понятно, что проблема не в самом план-факт отчёте, а в ручной обработке данных и работе с несколькими источниками. Поэтому мы начали искать способ собрать аналитику в одном месте.

Как мы перенесли аналитику в Calltouch

Изначально мы подключили Calltouch для коллтрекинга. После внедрения статистика из рекламных кабинетов начала автоматически передаваться в систему. Это уже позволило сократить количество ручных операций.

Позже мы решили подключить к системе CRM, чтобы видеть не только обращения, но и дальнейшее движение лидов вплоть до сделок.

Таким образом смогли отказаться от части связок между таблицами и перенести аналитику в одну систему.

Я не разработчик, но создаю сервисы с вайбкодингом. Что нужно знать, чтобы начать?

Настроили отслеживание квалифицированных лидов

После подключения CRM появилась возможность настроить пользовательские метрики.

С их помощью начали анализировать статистику не только по лидам, но и по квалифицированным лидам. Критерии квалификации задаются через фильтры, поэтому их можно адаптировать под особенности конкретного проекта.

В результате большая часть нужной аналитики стала доступна непосредственно в интерфейсе Calltouch.

Чтобы полностью отказаться от таблиц, использовали функцию плановых показателей: начали заносить значения непосредственно в систему и сравнивать их с фактическими результатами без дополнительных выгрузок и расчётов.

После этого необходимость в старом план-факт отчёте практически исчезла.

Скриншот работы с плановыми показателями

Что показывает дашборд

После переноса аналитики мы собрали отдельный дашборд с основными показателями проекта. Теперь ключевые данные находятся на одном экране, поэтому не нужно переключаться между таблицами и вручную собирать информацию из разных источников.

Первый блок показывает выполнение плана по бюджету. В нём видно, насколько фактические расходы отстают от плана или опережают его. Дополнительно система рассчитывает, сколько нужно тратить в день, чтобы выйти на плановые показатели к концу периода. При необходимости можно исключить отдельные рекламные каналы и посмотреть данные только по нужным источникам.

Пример отчёта с выполнением плана по бюджету

Второй блок показывает выполнение плана по лидам и квалифицированным лидам. По нему можно быстро оценить текущую динамику и понять, укладывается ли проект в целевые показатели. Как и в отчёте по бюджету, данные можно фильтровать по отдельным каналам.

Пример отчёта с выполнением плана по уникальным и квалифицированным лидам

Для детального анализа мы добавили таблицу с разбивкой по каналам. Она помогает понять, какие источники выполняют план, а какие требуют дополнительной проработки.

Таблица, в которой можно посмотреть подробнее выполнение плана в разрезе каждого канала

Что получили в результате

Главное изменение — аналитика стала проще для команды и клиента.

Теперь все основные срезы находятся на одном экране. Можно посмотреть данные на конкретную дату, выбрать нужный период, изменить иерархию отчёта или быстро отфильтровать информацию по нужным параметрам.

Сократился и объем ручной работы: если раньше на поддержку отчётности уходило до 10 часов в месяц, то после перехода на дашборд это занимает не более часа. Грубо говоря, мы экономим чуть больше одного рабочего дня в месяц. Теперь не нужно регулярно обновлять отчёт вручную: достаточно один раз в месяц внести плановые показатели.

Дашбордом пользуются специалисты проекта, старшие сотрудники и руководитель. При необходимости любой участник команды может открыть отчёт и быстро разобраться в текущей ситуации без изучения нескольких таблиц и связей между ними.

Исторически план-факт отчёт помогал объединять данные из разных систем и контролировать результаты проекта. Но по мере роста объёма данных его поддержка становилась всё сложнее.

После подключения Calltouch, интеграции с CRM, настройки пользовательских метрик и плановых показателей мы собрали ключевую аналитику в одном месте. В результате команда получила более удобный инструмент для работы, а клиент — понятную и гибкую отчётность.

ИИ написал код — что дальше? Почему вайбкодинг не отменяет мышление маркетолога

Записала Мария Андреева, отредактировал Сергей Афонин