В агентстве около 130 сотрудников, и мы всегда стараемся сохранять индивидуальный подход к каждому. Так в IT-Agency появилась традиция поздравлять сотрудников с годовщинами работы.
В первый год готовим открытку, во второй — стикерпак из 10 стикеров для Телеграма, в третий — супергеройский постер, в четвёртый — комикс. Дальше цикл повторяется.
Но что делать, когда:
- команда такая большая и продолжает расти;
- не каждый делится своими увлечениями;
- у иллюстратора и без того хватает задач;
- жмут дедлайны и растут расходы.
Мы нашли решение и сейчас расскажем, как создавать уникальные иллюстрации разных форматов для большой команды коллег, не терять в качестве, делать это быстро и не тратить много ресурса.
Елизавета Николаева
старший менеджер по внутренним проектам
Контекст и первые трудности
Мы стараемся не повторяться, добавляем отсылки к профессиональным шуткам и личным интересам сотрудников. Нам важно показать человека максимально похожим на себя.
В удалённом формате с этим бывают сложности: не все открыто рассказывают о себе на общих созвонах или в соцсетях. Решаем так:
- Общаемся с друллегами сотрудников и узнаём детали, которые помогают сделать поздравление более личным.
- Перечитываем приветственные письма, которые новые сотрудники пишут для команды. Коллеги лучше узнают друг друга, а мы берём оттуда идеи для иллюстраций.
Когда команда выросла, мы начали всё чаще не успевать с поздравлениями. Работа с иллюстратором занимала много времени: бесконечные правки, перерисовки, попытки добиться сходства с человеком, дедлайны.
При этом иллюстратор работал на почасовой оплате — проекты дорожали.
В какой-то момент ожидаемое качество перестало соответствовать фактическим расходам.
Мы начали искать способ сократить затраты, улучшить качество иллюстраций и точнее передавать внешность сотрудников, тратя при этом меньше времени.
Как было раньше?
1-й этап: фея
1. Фея составляла список годовщин на следующий месяц и определяла, какую иллюстрацию нужно нарисовать.
2. В гуглдоке с ТЗ собирала информацию о сотрудниках, имя и фамилию, должность, дату годовщины, количество лет в агентстве и описание иллюстрации.
3. В отдельную папку добавляла фотографии сотрудников. Их собирали из соцсетей и с мероприятий агентства.
4. Готовила идеи и составляла ТЗ для каждой иллюстрации со всеми подробностями и вводными.
2-й этап: иллюстратор
1. Иллюстратор делал набросок будущей иллюстрации, чтобы показать композицию, расположение элементов, одежду человека и окружение.
Пример одного из набросков
2. Согласовывал скетч с феей.
3. Отрисовывал иллюстрацию. Часто этап делили на две части: отрисовка контуров и работа с цветами.
4. Дорабатывал иллюстрацию и согласовывал результат с феей.
5. Сохранял файлы в нужных форматах и размерах.
3-й этап: поздравления и посты для команды
1. Составляли поздравительный текст.
2. Планировали публикацию поста с поздравлением и иллюстрацией.
3. Загружали стикерпаки в Телеграм через бота.
Плюсы и минусы старого подхода
Фея участвовала почти во всех этапах: от идеи до финального согласования. Мы учитываем интересы сотрудника, детали внешности, контекст и атмосферу.
Контроль качества снижал риск ошибок и помогал выдерживать единый стиль, мы получали персонализированные и эмоционально точные иллюстрации.
Но минусы в итоге стали перевешивать плюсы:
- Долгий цикл производства. Всё делали вручную, одну иллюстрацию могли рисовать около 10 часов чистого времени. Из-за нескольких этапов согласования процесс затягивался. Особенно если правки появились уже после отрисовки.
- Сильная зависимость от феи. Если фея перегружена, в отпуске или увольняется, процесс замедлялся или останавливался.
- Сложность масштабирования. Поздравлений становилось больше, нагрузка росла почти линейно. Процесс начинал съедать очень много ресурсов команды.
- Высокая стоимость производства. В процесс были вовлечены несколько специалистов: фея и иллюстратор. Для регулярной задачи это выходило дорого по времени и бюджету.
- Иллюстраторам не хватало контекста. Чаще всего рисовали внештатные специалисты, они не погружены в жизнь агентства и не знают сотрудников лично. Фотографии не давали всего контекста: особенностей мимики, характерных эмоций и того, как человек выглядит в жизни. Некоторые сотрудники не узнавали себя на иллюстрациях. Даже после нескольких правок не всегда удавалось добиться результата, который устраивал всех участников процесса.
Поэтому мы решили пересмотреть процесс и начали искать новый подход.
Гипотезы и выбранное решение
Мы хотели проверить, сможет ли ИИ оптимизировать задачу. Сформировали гипотезы:
- ИИ автоматизирует отрисовку иллюстраций;
- Сократим время на создание иллюстраций;
- Повысим качество благодаря более точной передаче внешности;
- Снизим расходы на производство иллюстраций;
- Разгрузим фей на этапах контроля качества и согласований;
- Рост команды не повлияет на качество и скорость работы над задачей.
Проверить гипотезы помогла наш внутренний дизайнер — Оля Першина. Мы передали ей несколько ТЗ для разных форматов иллюстраций. Оля подготовила изображения и вручную доработала их: добавила тени, детали и усилила схожесть с сотрудниками.
Ольга Першина, графический дизайнер
Я не сразу нашла нужный инструмент для работы, лучшим оказался бот Nano Banana, он уже расширился до своего сайта. Подбор первого «идеального» промпта занял 30 минут, теперь же генерация стикерпака или иллюстрации занимает минут 10: написать часть стандартной подводки, скопировать информацию от феи, дополнить и скорректировать, подождать результат — готово!
Так звучит идеальный расклад. Но ИИ всё ещё не волшебная палочка. Вручную я обычно ещё исправляю артефакты ИИ, выравниваю линии, удаляю лишнее, подгоняю всё под нужный формат, добавляю записи и делаю финальную упаковку. Это ещё плюс полчаса работы.
Уже первые тесты показали, что новый подход работает:
- Основную работу теперь выполняет ИИ, дизайнер финализирует результат. ИИ намного точнее передаёт внешность сотрудников уже с первой попытки. Если раньше почти каждую иллюстрацию дорабатывали, то теперь правки — скорее исключение.
- Время на создание иллюстраций сократилось в 11–22 раза.
Раньше на одну иллюстрацию уходило 5–10 часов чистого времени. Теперь дизайнер тратит не больше 20 часов в месяц на весь объём задач.
- Снизили расходы на производство более чем в 5 раз. Раньше иллюстраторы обходились агентству более чем в 100 тыс. руб. в месяц. Сейчас расходы не превышают 20 тыс. руб., при том что ставка специалиста осталась прежней.
- Феи почти полностью перестали контролировать процесс. Дизайнер получает ТЗ и в большинстве случаев приносит готовый результат без дополнительных итераций. Около 90% иллюстраций принимаются с первого раза, нагрузка на фей существенно снизилась.
Как теперь делаем иллюстрации
1. Готовим ТЗ.
ИИ помогает в генерации идей и ищет новые визуальные решения:
— около 60% идей предлагает фея;
— ещё примерно 40% появляется с помощью ИИ.
Это помогло расширить насмотренность и снизить эффект «замыленного взгляда». Особенно это важно в ситуации, когда одной зоной несколько лет занимается один человек. Становится сложнее постоянно придумывать новые концепции и сохранять разнообразие идей, новый подход спасает.
Идеи от ИИ почти никогда не используем в исходном виде. Фея перерабатывает, адаптирует и дополняет их под контекст сотрудника, формат поздравления и стиль агентства.
Было
Стало
2. Создание иллюстрации.
Здесь больше всего изменений. Оля получает ТЗ, генерирует изображения в Nano Banana, иногда дополнительно дорабатывает результат через Freepik. После этого она вручную усиливает схожесть с сотрудником, добавляет детали и финализирует иллюстрацию.
Ольга Першина, графический дизайнер
Для начала я генерирую одно изображение — создаю похожий портрет. Вместе с феей мы утверждаем его или дорабатываем. На основе этого изображения я создаю финальную работу. Иногда приходится «заказывать» у ИИ несколько стикерпаков или дополнять промпт, чтобы собрать из ответов один идеальный пак.
Freepik (теперь Magnific) чаще всего использую для ресайза или ретуши, инструмент имеет более гибкие настройки для выбора нужного соотношения сторон и точечных изменений.
Иногда словами описываем черты лица человека или особенности (цвет глаз, волос, причёска), но обычно ИИ справляется сам.
Этапы создания стикерпака
Промпт почти всегда имеет один шаблон:
Нужно человека с фото 1 изобразить в виде [постера/стикера/стикерпака] в стиле фото 2. Важно сохранить узнаваемое портретное сходство черт лица человека с фото 1. Сюжет: …
Стало заметно проще и быстрее. Как писала ранее, сейчас около 90% иллюстраций принимаем с первого раза без дополнительных правок.
3. Работа над поздравлениями и постами не изменилась.
Итоги
Мы уже осчастливили 37 сотрудников в новом формате, ниже пример каждого формата поздравлений:
Довольны все участники процесса:
Сотрудники стали воспринимать поздравления намного теплее. Главная причина — иллюстрации теперь почти идеально передают внешность, люди узнают себя сразу. Исчезли ситуации, когда кто-то расстраивался из-за неудачного изображения или писал в комментариях, что не похож на себя.
Подобную ОС больше не получаем.
Феи получили больше времени на другие задачи и эксперименты. Снизилась тревожность из-за постоянного контроля качества, а доверие к дизайнеру и результату стало выше. Вместо промежуточных этапов получает почти результат, который в большинстве случаев не требует доработок.
Дизайнер тоже выдохнула. Положительной обратной связи стало больше, а правок меньше. Это помогает быстрее двигаться по задачам и даёт больше уверенности в результате. Вместо тревоги от бесконечных итераций появился понятный и предсказуемый процесс: работу чаще всего примут с первого раза.
Ольга Першина, графический дизайнер
Правда, в моей жизни стало чуть меньше ромашкового чая.
Мы также заметили ещё один важный эффект: сотрудники начали делиться иллюстрациями в соцсетях. Для нас это отдельная метрика успеха. Люди редко публикуют то, что им не нравится или с чем они себя не ассоциируют. Если сотрудники используют иллюстрации в личных аккаунтах, значит результат действительно вызывает положительные эмоции.
Кроме этого, внутри команды стало заметно больше позитивной обратной связи. Сотрудники активнее реагируют на поздравления: ставят реакции, благодарят в комментариях и обсуждают иллюстрации. Если раньше некоторые поздравления могли остаться почти без отклика, то сейчас реагируют почти все сотрудники.
Это показывает, что поздравления стали более заметной и эмоционально значимой частью командной культуры.
Качество иллюстраций выросло, количество правок снизилось, а вовлечённость сотрудников стала выше. Для нас это главный показатель того, что новый подход действительно работает лучше предыдущего.
