9 апреля я провела вебинар о том, как перевести команду
Я перешла на удалёнку из офиса пять лет назад. Для меня удалёнка — идеальный формат, я не вижу плюсов работы в офисе.
Я решила спросить у своих знакомых, почему им нравится работа в офисе и чем не устраивает удалёнка. Вот ответы.
Офис хорош, потому что:
Удалёнка плоха тем, что:
Мой опыт работы на удалёнке показывает, что перечисленные минусы — миф. На удалёнке можно работать так же эффективно, как и в офисе.
В моей команде работает пять редакторов. Четверо из них работают на клиентских проектах, а один отвечает за проекты внутри агентства. Моя задача — следить, чтобы на всех проектах всё успевалось и делалось. У меня это получается благодаря тому, что я наладила работу в трёх рабочих зонах нашей редакции:
С прошлого года мы в агентстве внедрили систему OKR (Objectives and Key Results): у нас есть годовые OKR всего агентства и годовые OKR редакции. Это такие недостижимые цели, к которым мы стремимся. Показатель нашего успеха: выполнить 70 % из запланированного.
OKR редакции я составляю на базе OKR агентства. Потом годовые редакционные OKR я разбиваю на квартальные. Дальше я показываю их своей команде, потому что она должна быть согласна с целями на год и квартал. У каждого редактора есть право голоса, он может сказать, если ему
Фрагмент из таблицы с годовыми OKR нашей редакции. Цель — стать супермегаогненными котиками, то есть развивать направление редактуры. Для этого мы придумали, как будем измерять результат, какие задачи нужно выполнить и кто за что будет отвечать
Из годовых и квартальных OKR вытекают личные OKR каждого редактора. Помимо того, что мы должны работать как единое целое, у каждого из нас должны быть свои цели. Я сторонница личной ответственности: каждый человек должен понимать, что есть результат его работы, что он должен сделать для этого результата и как это всё вписывается в общую картину проекта или агентства.
Как сделать так же в своей команде
Инструменты, которые я использую:
Пример моего
Понятный рабочий процесс позволяет прозрачно управлять командой и быстро исправлять ошибки. Я расскажу, как это работает у нас на примере
Теперь о каждом пункте подробнее.
Визуализировать процесс выпуска контента
У нас процесс по выпуску контента визуализирован в Трелло. Он состоит
Одна карточка — это один материал.
Написать инструкции и шаблоны для новеньких
Тут же, в Трелло я храню инструкции и шаблоны для новеньких, чтобы они вливались в наш процесс безболезненно. В них я подробно описала, как всё работает.
Это карточка в Трелло с инструкцией «С чего начать статью». В ней я рассказываю, что делать, если карточка с материалом оказалась в этой колонке, куда сохранять гуглдок, как его оформлять и т.д.
Для каждого формата контента у нас есть шаблон, чтобы новые авторы быстрее этот контент выпускали. Обычно я не пишу анонсы вебинаров, но недавно пришлось. Несмотря на то что я не знала, как мы сейчас это делаем, с помощью шаблона я сделала это час: прочитала шаблон, написала первый черновик, дала ему отлежаться, отредактировала и опубликовала. Шаблон снял с меня головную боль придумывать
Организовать понятную структуру документов в гуглдрайве
У агентства огромный гуглдрайв. Я в нём иногда теряюсь, поэтому я создала уютный мирок в папке для редакторов. У нас чёткая организация документов, которая состоит из трёх папок. В первой хранится всё, что касается нашей внутренней организации работы. Во второй хранятся документы по клиентским проектам. В третьей — все доксы
В нашем редакторском канале в Слаке особо важные документы мы закрепляем в шапке чата, чтобы их не искать в гуглдрайве:
Фиксировать отчёт о выполнении задач в чатах или в почте
Как я уже говорила, мои редакторы отчитываются мне о задачах в Слаке или по почте.
С клиентами мы созваниваемся и разбираем все задачи за неделю с помощью
Как сделать так же в своей команде:
Понять, как выглядит процесс выпуска контента
Выпуск контента во всех редакциях
Визуализировать процесс
Когда вы поняли, как у вас всё работает, визуализируйте его. Для визуализации редпроцесса на клиентских проектах я использую Miro.
Написать инструкции
Всё, что можно задокументировать нужно задокументировать. Это поможет не тратить время главреда на онбординг новеньких.
Контролировать, что все работают по процессу
Это самое сложное. Люди не любят перемены. Даже самых сознательных иногда приходится пинать, чтобы они работали по процессу, а не так, как им хочется.
Чтобы процесс не рассыпался, его нужно контролировать. Нужен настойчивый человек, который будет всех пушить и говорить, как правильно делать.
Инструменты, которые я использую:
Пример визуализации редпроцесса для нашего клиента. Верхние стикеры — это название колонок в Трелло. Всё остальное — это описание того, что будет происходить в этих колонках: кто ответственный, как это работает, что нужно сделать, чтобы передвинуть карточку дальше
Общение с командой — это очень важная часть в удалённой работе. Что действительно хорошего в офисе — так это то, что люди там больше общаются, налаживают контакт, поэтому лучше друг друга понимают и настроены на сотрудничество.
Что мы делаем, чтобы поддерживать такое общение? Каждую неделю у меня проходят планёрки с каждым редактором один на один, чтобы почувствовать друг друга, поддержать, порадоваться. Это обычное человеческое общение и под него у меня забронировано время в рабочем календаре. Такие созвоны помогают мне удержать контакт со всеми членами моей команды.
Каждые две недели у нас проходят итоги редакторского отдела, где мы делимся успехами. Также каждые две недели проходят итоги агентства, где все команды делятся успехами и новостями.
Ещё у нас есть еженедельные семинары, где мы делимся опытом и знаниями.
Как сделать так же в своей команде
Забронируйте заранее время в календаре под личное общение, итоги и семинары. Если вы это не сделаете, созвон не состоится.
Еси вам нечего обсудит по работе, всё равно созванивайтесь просто для того, чтобы поговорить. Это важно. Когда я внедряла личные планёрки, инициатива долго исходила только от меня; я пыталась разговорить ребят. Сейчас инициатива исходит и от них, и это крутой полноценный диалог двух людей.
Инструменты, которые я использую:
30 апреля 2020
Управление
План обучения менеджеровИнструменты
Шаблон воронки продажИнструменты
Устройство агентства
Правила выживания для стажёров и сотрудниковИнструменты
Шаблон таблицы возможностейПродолжая пользоваться сайтом, вы принимаете соглашение о передаче данных.