Этой весной стало понятно, что редакция агентства не справляется со своими задачами. Их стало слишком много, а людей слишком мало. Пришло время расширять команду.
В агентстве устоявшаяся система найма, на которую я и опиралась при поиске людей. Но у каждого направления — дизайнеров, джедаев, менеджеров — своя специфика. У редакторов она тоже была, поэтому мы решили отдельно о ней рассказать.
Забегу вперёд и скажу, что мы сразу нашли двух редакторов, которые хорошо вписались в работу.
Несмотря на то что я сама главред, мне было сложно составить вакансию. Я в общих чертах знала, что мне нужен
Чтобы лучше понять, кого я ищу, мы вместе с менеджером по персоналу Ариной составили профиль вакансии. Это описание всего процесса найма: что будет происходить, кого мы ищем, что можем предложить сами. Информация из профиля стала основой для будущей вакансии.
Так выглядит часть профиля вакансии. Далеко не все эти характеристики пойдут в саму вакансию, но они помогают отделить главное от второстепенного
Информация из заполненного профиля пошла в текст самой вакансии. Мне повезло, потому что не пришлось писать его с нуля — я опиралась на ту вакансию, на которую сама
Мы много хотели от человека, найти такого было сложно, но мы справились. Полный текст вакансии
Мы разместили вакансию в соцсетях агентства: фейсбуке, твиттере и вконтакте. Этого было достаточно, потому что часть наших подписчиков — те люди, которые хотели бы с нами работать, то есть как раз та самая наша целевая аудитория.
Каждый пост в соцсетях мы продвигаем за деньги, вакансии не исключение. В этот раз мы выключили рекламу уже на второй день, так как пришло 178 откликов. Это много.
В агентстве довольно сложный процесс отбора: кандидат подаёт заявку → отвечает на наши вопросы → делает тестовое задание → приходит на собеседование → стажируется → ура, он в команде. Не каждый проходит весь путь до конца, но многие.
На каждом этапе мы шлём кандидату письма о следующем шаге: автоматические и личные. Мне надо было подготовить шаблоны писем и убедиться, что автоматические письма дойдут до адресатов.
Автоматические письма приходят после того, как человек подаёт заявку на вакансию, отвечает на наши вопросы или отправляет тестовое задание. С ними работать просто: пишешь текст, просишь разработчиков настроить автоматическую отправку — и всё. Немного сложнее с личными письмами, например, с отрицательными ответами на тестовое задание, потому что там шаблонным ответом не отделаешься. Но об этом расскажу чуть ниже.
В качестве основы я использовала шаблоны писем, которые отправляют кандидатам на позицию дизайнера. Вот только переделала их под себя. Например, не люблю обращаться к незнакомым людям на «ты», поэтому все «ты» переправила на «вы»
Так выглядит автоматическое письмо, которое приходит тем, кто ответил на наши вопросы
Все отклики приходят ко мне на почту. Чтобы не потерять ни одного, я настроила
Последний шаг подготовки — завести таблицу со списком
Как настроить фильтры, читайте в статье про работу
Это таблица с данными всех кандидатов. Комментарии — самая полезная для меня колонка. Она помогает вспомнить, что я думаю об ответах на вопросы или тестовом задании конкретного человека. Источник, откуда пришел кандидат, и даты по каждому этапу нужны менеджеру по персоналу
Во всём этом процессе я не упомянула одну штуку — страницу с вопросами, на которые кандидат должен ответить после подачи заявки. Это потому что всё тут было готово до меня.
Если вкратце, после подачи заявки кандидат получает ссылку на стандартный список вопросов, на которые он должен ответить в течение недели. Вот этот список:
Они дают первое представление о том, кто перед тобой. Причём роль играют и сами ответы, и то, как они написаны. Даже через текст чувствуется настрой кандидата: напряжённый или расслабленный, доброжелательный или агрессивный.
У нас было два тестовых задания. Мне важно было видеть, как человек пишет сам и как он подходит к редактуре, поэтому я тестировала оба этих навыка.
Тестовое задание 1: рассказать о калькуляторе для А/
Это задание придумали до меня: я сама его делала, когда подавала заявку на позицию редактора в агентстве. Смысл в том, чтобы разобраться, как работает статистический калькулятор расчёта выборки для проведения А/
Так выглядит первое тестовое задание: разобраться и написать статью
Задание хорошо тем, что его легко оценить объективно: человек или хорошо разобрался в теме или нет. Есть только один правильный способ, как пользоваться калькулятором, и всё.
Это тестовое я проверяла вместе с джедаем агентства. Джедай смотрел на смысл, я — на стиль и качество объяснений. Кроме того, я обращала внимание на оформление докса с заданием. Если человек в тестовом всё сделал красиво — выделил заголовки, разбил статью на блоки, вставил картинки, не забыл подписи, — значит, он понимает, что его задача не просто разобраться и написать текст, а ещё и понятно объяснить. Для объяснения простыни текста недостаточно.
Тестовое задание 2: отредактировать статью
Это задание я придумала сама, чтобы проверить, как кандидаты подходят к редактуре чужих текстов. Для этого я дала им реальный черновик статьи, которую мы в своё время так и не выпустили.
Так выглядело второе задание. Важно задать контекст, чтобы редактору было понятно, из чего исходить при редактуре
У кандидатов
Я обращала внимание и на то, каким тоном редактор пишет свои комментарии к статье. Я понимала, что беру человека, который будет общаться с командой агентства и с клиентами. Если он уже в тестовом задании формулирует свои предложения
Давать два тестовых — это риск. Мало кто захочет их выполнять, поэтому, возможно, на этом этапе я потеряла несколько сильных кандидатов. С другой стороны, я была уверена, что те, кто выполнил оба задания, достаточно замотивированы пахать и пахать.
К этому моменту у меня уже было много информации по каждому человеку: резюме, портфолио, ответы на вопросы анкеты и два тестовых задания. Я оценивала все эти критерии сразу.
Резюме и портфолио нужны для базового отбора. Если редактор не в состоянии нормально оформить резюме — это нет. Людей с пустым или слабым портфолио я тоже отсеивала, потому что искала опытного человека. Получился такой фильтр, чтобы отсеять совсем слабых кандидатов.
Ответы на вопросы в анкете оказались очень показательной штукой. То, что человек отвечал, и как он это делал, очень много о нём говорило. Если человек читает советы Бюро Горбунова и Ильяхова, шансы, что мы сработаемся, хорошие. Если он читает «Как заработать миллион с одной статьи» — мы вряд ли сойдёмся. Искренний рассказ о своих увлечениях располагает к себе, а высокомерный тон отталкивает. Ещё до того, как человек присылал тестовое, я уже примерно знала, хочу я его собеседовать или нет.
Пока ждала тестовые, изучила все ответы на вопросы и оставила себе комментарии, чтобы потом сравнить с результатами теста и сделать общий вывод. Красный — нет, желтый — возможно, зеленый — да
Хорошо выполненные тестовые задания были важны, но не критичны, потому что не было единственно верного способа их сделать. Я смотрела больше на подход и на логику кандидатов. Например, в задании на редактуру было сказано «автор принёс вам первый вариант статьи на редактуру». Соответственно, я ожидаю, что редактор начнёт редачить с полезного действия, структуры и логики текста, а не будет на чистовую переписывать текст. Как он будет редачить — другой вопрос: кратко указывать, что плохо, или подробно объяснять ошибки, давать ссылки
В итоге решение, приглашать на собеседование или нет, я принимала на основе всех факторов: ответов на вопросы, портфолио и тестовых заданий. Ну и немного интуиции. Одно проваленное тестовое + интересные ответы на вопросы могли вполне означать «да», потому что я видела в человеке потенциал для роста. Сложно сразу быть идеальным во всём, зато в агентстве до идеала можно дорасти.
Так получилось, что в вакансию закралась ошибка. Здесь некоторые кандидаты показали себя во всей красе. Сама главред, а в тексте вакансии накосячила —
Реакция на ошибку была очень показательной. Одно дело, когда на неё указывают доброжелательно, другое — когда агрессивно. Этих людей я сразу пропускала. Я понимала, что никто не сможет работать с таким человеком — ни я, ни команда.
Допустить ошибку в вакансии оказалось очень полезно.
Самое сложное для меня в процессе найма — отказывать.
Вообще не отвечать — не вариант, послать стандартную отписку «Извините, вы нам не подходите» — тоже, поэтому я писала развёрнутые ответы каждому. Часть письма с отказом была шаблоном, но для каждого человека я его заполняла
Получать отказы неприятно, поэтому мне хотелось, чтобы в них была
В конце каждого письма я предлагала ребятам обязательно откликнуться ещё раз, если мы снова откроем вакансию. И это не лицемерие. В агентстве есть несколько ребят, которые попали сюда со второго раза.
Вот такое письмо я написала одному из кандидатов
Я никогда раньше не проводила собеседования, поэтому мы приходили на них вдвоём с моей ведущей Маргарет. Она — ведущий дизайнер и тот человек, который меня нанял.
Так как мы все удалёнщики, собеседования проводили в Гугл Хэнгауте. Включить видео — обязательно, потому что видишь мимику и реакции человека. Так проще наладить контакт.
На собеседовании я задавала технические вопросы: про тестовое задание, про предыдущий опыт, про подход к работе. Маргарет смотрела на ценности человека: она нутром чует, кто впишется в команду, а кто — нет.
В агентстве любят
Естественно, кандидат не обязан начинать со своих вопросов. Мы обязательно спрашивали, как ему будет комфортно начать. Обычно все начинали сами. Это помогало снять напряжение, потому что у человека не было чувства, что его допрашивают. Напротив, завязывался непринуждённый диалог, и кандидат расслаблялся.
Когда вопросы у кандидата заканчивались, мы с Маргарет переходили к своим. Где он раньше работал? За что отвечал? Как подходит к решению задач? Почему выполнил тестовое задание именно так, чем руководствовался? Чего ожидает от работы в агентстве? Куда хочет развиваться?
Нам было важно понять, совпадают ли опыт и ожидания кандидата с тем, что мы ему предлагаем. Например, одна девушка хотела бы вести проекты, а непосредственно редактура её не интересовала. У нас свободных проектов не было и пока не предвиделось, соответственно, мы бы не попали в её ожидания и, скорее всего, скоро расстались.
Кроме того, как я уже сказала, Маргарет смотрела на то, насколько человек впишется в команду на уровне эмоций. Не знаю, как у неё это получается. Видимо, глаз намётан. По моим личным впечатлениям, всё зависело от двух факторов: как клеился разговор и какие были ощущения внутри нас.
После собеседования мы с Маргарет обязательно брали паузу на подумать. Даже если кандидат казался идеально подходящим. Решения надо принимать, остыв от первых впечатлений.
В конце концов мы выбрали двух человек. Когда мы с ними разговаривали, у меня внутри возникло ощущение, что я хочу с ними работать. Я была уверена, что они останутся с нами, то есть доверяла им уже на этапе собеседования.
Проверить, сработаемся или нет, предстояло на стажировке.
Приглашать человека на стажировку приятно, потому что это хорошая новость. А вот отказывать было ещё сложнее, чем после тестового задания, потому что ты с человеком уже лично поговорил, поулыбался, и вы вроде как неплохие знакомые. Я придерживалась того же принципа, как и с отказами после собеседования: развёрнуто и честно сказать причину отказа. Я также старалась дать советы, куда нужно развиваться, чтобы ещё раз откликнуться на нашу вакансию, или в какую компанию человек мог бы ещё подать заявку.
В агентстве все новые ребята проходят стажировку. Это своеобразный
Что здорово: можно взять на стажировку сразу несколько человек. То есть за тот же период времени посмотреть, как разные люди справляются со схожими задачами. Как я уже писала, я взяла двоих редакторов.
Это сильно сэкономило мне время.
Сложность была в том, чтобы подобрать стажёрам такие задачи, которые они смогут довести до конца. Задач обязательно должно быть несколько, чтобы стажёры могли поработать над ними с разными ребятами. Задачи не должны были быть слишком объёмными или слишком маленькими. А ещё желательно, чтобы они были разноплановыми: не только писать статьи, а ещё тут подредачить, там помочь, там инструкцию составить. Не посмотришь на человека со всех сторон — не поймёшь, что он умеет.
Естественно, идеально не получилось, потому что в агентстве все задачи объёмные. Часть задач остались открытыми. Но это не страшно: если что, я знала, кому их можно было передать. Сам подход стажёров к работе показал, что они серьёзно относятся к задачам и умеют доводить их до конца.
Когда стажировка подходит к концу, мы собираем оценку 360 со всех тех, с кем человек работал. Это помогает рассмотреть его со всех сторон: как он умеет работать без ведущего за спиной, как у него выстраиваются отношения с командой. Без оценки 360 мы никого не приглашаем на работу.
У моих стажёров оценка 360 оказалась положительной, к тому же они отлично справились со всем, поэтому я пригласила их на работу. Это во многом заслуга агентского процесса найма — до конца доходят сильные и мотивированные.
Оставался последний шаг — обсудить условия и подписать документы.
После стажировки мы договариваемся с кандидатами об условиях работы: сколько часов в месяц и с какой зарплатой они будут работать.
Первый шаг — определить профессиональный уровень человека. В агентстве чётко прописаны ступени роста редакторов: что они должны уметь на каждой ступени. От ступени зависит зарплата.
Мы созванивались с обоими стажёрами, чтобы определить их уровень. Я говорила им о своих впечатлениях и объясняла на примерах, почему я оцениваю его именно так. Очень важно, чтобы человек был внутренне согласен с оценкой своего уровня. Тогда у него не возникнет чувства несправедливости: мол, меня поставили на ступень ниже, чем я заслуживаю. Так что, если стажёр не согласен с моей оценкой, я готова её обсудить и отступить, если у него есть весомые аргументы в свою пользу.
Когда мы договорились с ребятами по уровню и зарплате, они отправили документы в бухгалтерию, получили все доступы и начали работать.
Сразу после выхода на работу я созвонилась с каждым из стажёров по отдельности, чтобы составить им план роста. То есть, какие задачи им нужно выполнить и в каких зонах подтянуть знания, чтобы подняться на следующую ступень и получить повышение в зарплате.
Мы хотим, чтобы наши ребята росли, и создаём для этого условия.
31 января 2019
Записалa Мария Терминасова, отредактировала Наташа Ганецкая
Устройство агентства
Правила выживания для стажёров и сотрудниковИнструменты
Шаблон воронки продажИнструменты
Шаблон таблицы возможностейУстройство агентства
Презентация подходаПродолжая пользоваться сайтом, вы принимаете соглашение о передаче данных.