Приёмы работы с gmail, которые экономят время и энергию

Из плана обучения джедаев

Представьте, что каждый день в вашу папку «Входящие» падает много всего: письма от клиентов, письма от коллег, открытые доступы к документам, оповещения из таск-менеджера, приглашения в календарь, отчёты из CRM, ответы на комментарии в гуглдоках и всякие рассылки. Важные или интересные письма теряются в куче хлама.

Если вы используете почту как список задач, то всё ещё хуже: не выполнили задачу — не отметили письмо как прочитанное. В итоге оно мозолит глаза и мешает сосредоточиться на чём-то более важном.

Чтобы сэкономить время, автоматизируйте работу в почте. А чтобы разгрузить мозг, всегда держите папку «Входящие» пустой. Вот приёмы, которые помогут.

Рекомендую открыть gmail и прямо сейчас настроить то, что вам может пригодиться. Это займёт минут 10. Если отложите настройку на потом, то, скорее всего, вы забудете это сделать. Я сам так делал не раз, а теперь жалею.

Основные и экспериментальные настройки по умолчанию

В «Основных» настройте стандартные параметры почты:

• Включите настройку «Отмена отправки» (Undo send) на 10 секунд. Если вы случайно отправили сырое письмо, вы сможете отметить отправку в течение 10 секунд.
• Выберите Reply to all как «Действие по умолчанию» (Default reply behaviour). Если входящее письмо адресовано группе людей, то по умолчанию вы ответите всей группе, а не только отправителю.
• Спрячьте кнопку «Отправка и архивирование» (Send and Archive) из писем. Это можно делать горячими клавишами.
• Выключите уведомления на рабочем столе (Desktop notifications). Они отвлекают.
• Включите горячие клавиши по умолчанию (Keyboard shortcuts), чтобы работать без мышки.
• Выберите «Показывать начало писем в списке» (Snippets), чтобы видеть первую строчку писем.

«Лаборатория» — экспериментальные параметры, которые гугл может убрать в любой момент. Пока они работают, включите:

• Значок проверенного сообщения (Icon for verified senders). Мошенники часто пытаются подделать письма от банка или платёжных систем. Если рядом с письмом есть значок проверенного сообщения, значит, отправителю можно доверять.
• Аватары в чате (Pictures in chat). Так быстрее понимаешь, от кого письмо и насколько оно может быть важным.
• Пользовательские быстрые клавиши (Custom keyboard shortcuts). Так вы сможете перенастроить горячие клавиши под себя. О них подробно расскажем далее.

Это основные настройки, которые мы рекомендуем. Если они не подошли — не страшно. Главное, чтобы было удобно.

Горячие клавиши помогают работать быстрее, особенно на ноутбуке без мышки. Чтобы они заработали, включите их в «Лаборатории». Тогда в меню настроек появится вкладка «Быстрые клавиши» (Keyboard shortcuts), где находится список горячих клавиш по умолчанию.

Горячие клавиши работают только в английской раскладке. Если вы пишете на русском, пропишите их кириллический аналог в правую колонку в настройках. Тогда вам не придётся постоянно переключаться между раскладками.

Одни из самых популярных горячих клавиш:

• Report as Spam — !;
• Delete — №;
• Archive — у.

Не горячая клавиша, но тоже полезная функция: чтобы выделить штук десять писем подряд, кликните в чекбокс у первого письма, зажмите Shift и кликните в чекбокс у последнего письма — gmail автоматически выделит все остальные письма.

Метки — это дополнительные папки в левом меню, в которые можно складывать все однотипные письма. Например, письма из бухгалтерии о начислении зарплаты. Увидел письмо, переместил его вручную в нужную папку и забыл. Таким образом мы разгружаем папку «Входящие» и можем быстро найти нужное письмо.

Метки должны быть информативными, чтобы легко в них ориентироваться. Например, метка «Остальное» ни о чём, а метка «Аквафор Я. Директ» сообщает, что в папке лежат все уведомления о рекламных кампаниях Аквафора в Яндекс. Директе.

Как это выглядит на практике: я выделяю чекбокс у письма и нажимаю Labels. Если нужная метка уже есть, я выделяю её чекбокс и нажимаю Apply. Письмо остаётся во «Входящих» и дублируется в папку писем с такой же меткой.

Если нужной метки нет, я могу тут же создать её, выбрав Create new

Если не хотите вручную сортировать письма по папкам, настройте автоматические фильтры.

Операторы или регулярные выражения — это специальные символы или слова, которые помогают уточнять поисковые запросы. Например, они помогают найти письмо от определённого человека или с определённой темой. Чтобы поиск был точнее, их можно сочетать между собой.

Операторы пригодятся для настройки фильтров, но о них чуть позже.

В темах писем мы прописываем домен проектов, к которым они относятся. Например, дизайнер и менеджер общаются по поводу проекта Аквафора. Тема каждого письма начинается с «aquaphor.ru:...». Чтобы найти все письма по этому проекту, достаточно вбить в поиск название домена. Это быстро и удобно.

Фильтры помогают автоматически избавляться от всякого хлама и сортировать письма по папкам. Например, уведомления о комментариях в гуглдоках можно сразу отмечать как прочитанные и отправлять в отдельную папку.

Чтобы создать новый фильтр, нажмите на серую стрелочку в строке поиска

Вы можете фильтровать письма по отправителю, получателю, ключевым словам, размеру и вложениям. Если нужно, фильтруйте сразу по нескольким параметрам.

Давайте создадим фильтр для писем от сервиса BA Express. Они регулярно сыпятся во «Входящие», но я их уже на автомате архивирую, поэтому пусть это делает робот. Они приходят с адреса no-reply@br-analytics.ru, по нему мы их и отфильтруем.

Я могу фильтровать письма по одному или нескольким параметрам сразу: отправителю, получателю, теме письма, ключевым словам, приложенным файлам

Когда мы отфильтровали эти письма, выбираем, что делать с ними делать. Я хочу, чтобы письма BA Express миновали «Входящие», помечались как прочитанные и попадали в отдельную папку (т. е. получали свою метку). Для этого я отмечаю: Skip the Inbox (Archive it), Mark as read и Apply the label. Если у меня ещё не настроена метка для папки с письмами BA Express, я делаю это прямо в фильтре.

Я могу управлять письмами так, как мне удобно: помечать их звёздочкой или как важные, сразу пересылать, удалять, никогда не отправлять в спам или присвоить им категорию

Чтобы применить новый фильтр ко всем существующим письмам, я отмечаю чекбокс «Also apply filter to… matching conversation».

Фильтры — самая полезная штука в Gmail после антиспам-системы. Их стоит настроить для всех однотипных задач, чтобы письма не захламляли «Входящие».