Главная Академия Статья Приёмы работы с gmail, которые экономят время и энергию

Приёмы работы с gmail, которые экономят время и энергию

Представьте, что каждый день в вашу папку «Входящие» падает много всего: письма от клиентов, письма от коллег, открытые доступы к документам, оповещения из таск-менеджера, приглашения в календарь, отчёты из CRM, ответы на комментарии в гуглдоках и всякие рассылки. Важные или интересные письма теряются в куче хлама.

Если вы используете почту как список задач, то всё ещё хуже: не выполнили задачу — не отметили письмо как прочитанное. В итоге оно мозолит глаза и мешает сосредоточиться на чём-то более важном.

Чтобы сэкономить время, автоматизируйте работу в почте. А чтобы разгрузить мозг, всегда держите папку «Входящие» пустой. Вот приёмы, которые помогут.

Рекомендую открыть gmail и прямо сейчас настроить то, что вам может пригодиться. Это займёт минут 10. Если отложите настройку на потом, то, скорее всего, вы забудете это сделать. Я сам так делал не раз, а теперь жалею.

Основные и экспериментальные настройки по умолчанию

Всеволод Устинов

сооснователь агентства

Большинство настроек отлично работает по умолчанию. Но некоторые надо подправить, чтобы избежать нелепых ошибок: ответить одному человеку вместо группы или отправить незаконченное письмо. Здесь нас интересуют вкладки «Основные» (General) и «Лаборатория» (Labs).

Мы используем gmail на английском, поэтому скриншоты в статье тоже на английском

Если что, настройки находятся в правом верхнем углу

В «Основных» настройте стандартные параметры почты:

Включите настройку «Отмена отправки» (Undo send) на 10 секунд. Если вы случайно отправили сырое письмо, вы сможете отметить отправку в течение 10 секунд.
Выберите Reply to all как «Действие по умолчанию» (Default reply behaviour). Если входящее письмо адресовано группе людей, то по умолчанию вы ответите всей группе, а не только отправителю.
Спрячьте кнопку «Отправка и архивирование» (Send and Archive) из писем. Это можно делать горячими клавишами.
Выключите уведомления на рабочем столе (Desktop notifications). Они отвлекают.
Включите горячие клавиши по умолчанию (Keyboard shortcuts), чтобы работать без мышки.
Выберите «Показывать начало писем в списке» (Snippets), чтобы видеть первую строчку писем.

Settings → General

«Лаборатория» — экспериментальные параметры, которые гугл может убрать в любой момент. Пока они работают, включите:

Значок проверенного сообщения (Icon for verified senders). Мошенники часто пытаются подделать письма от банка или платёжных систем. Если рядом с письмом есть значок проверенного сообщения, значит, отправителю можно доверять.
Аватары в чате (Pictures in chat). Так быстрее понимаешь, от кого письмо и насколько оно может быть важным.
Пользовательские быстрые клавиши (Custom keyboard shortcuts). Так вы сможете перенастроить горячие клавиши под себя. О них подробно расскажем далее.

Это основные настройки, которые мы рекомендуем. Если они не подошли — не страшно. Главное, чтобы было удобно.

Settings → Labs

Горячие клавиши

Горячие клавиши помогают работать быстрее, особенно на ноутбуке без мышки. Чтобы они заработали, включите их в «Лаборатории». Тогда в меню настроек появится вкладка «Быстрые клавиши» (Keyboard shortcuts), где находится список горячих клавиш по умолчанию.

Горячие клавиши работают только в английской раскладке. Если вы пишете на русском, пропишите их кириллический аналог в правую колонку в настройках. Тогда вам не придётся постоянно переключаться между раскладками.

Одни из самых популярных горячих клавиш:

Report as Spam — !;
Delete — №;
Archive — у.

Не горячая клавиша, но тоже полезная функция: чтобы выделить штук десять писем подряд, кликните в чекбокс у первого письма, зажмите Shift и кликните в чекбокс у последнего письма — gmail автоматически выделит все остальные письма.

Settings → Labs → Enable Custom keyboard shortcuts

Settings → Keyboard shortcuts

Метки

Метки — это дополнительные папки в левом меню, в которые можно складывать все однотипные письма. Например, письма из бухгалтерии о начислении зарплаты. Увидел письмо, переместил его вручную в нужную папку и забыл. Таким образом мы разгружаем папку «Входящие» и можем быстро найти нужное письмо.

Settings → Labels → Create new label

Метки должны быть информативными, чтобы легко в них ориентироваться. Например, метка «Остальное» ни о чём, а метка «Аквафор Я. Директ» сообщает, что в папке лежат все уведомления о рекламных кампаниях Аквафора в Яндекс. Директе.

Как это выглядит на практике: я выделяю чекбокс у письма и нажимаю Labels. Если нужная метка уже есть, я выделяю её чекбокс и нажимаю Apply. Письмо остаётся во «Входящих» и дублируется в папку писем с такой же меткой.

Пример меток

Если нужной метки нет, я могу тут же создать её, выбрав Create new

Если не хотите вручную сортировать письма по папкам, настройте автоматические фильтры.

Операторы в поиске

Операторы или регулярные выражения — это специальные символы или слова, которые помогают уточнять поисковые запросы. Например, они помогают найти письмо от определённого человека или с определённой темой. Чтобы поиск был точнее, их можно сочетать между собой.

Операторы пригодятся для настройки фильтров, но о них чуть позже.

Операторы пишутся только на английском языке. Даже если у вас интерфейс на русском

Полный список операторов

В темах писем мы прописываем домен проектов, к которым они относятся. Например, дизайнер и менеджер общаются по поводу проекта Аквафора. Тема каждого письма начинается с «aquaphor.ru:...». Чтобы найти все письма по этому проекту, достаточно вбить в поиск название домена. Это быстро и удобно.

Фильтры

Фильтры помогают автоматически избавляться от всякого хлама и сортировать письма по папкам. Например, уведомления о комментариях в гуглдоках можно сразу отмечать как прочитанные и отправлять в отдельную папку.

Settings → Filters или прямо в строке поиска

Чтобы создать новый фильтр, нажмите на серую стрелочку в строке поиска

Вы можете фильтровать письма по отправителю, получателю, ключевым словам, размеру и вложениям. Если нужно, фильтруйте сразу по нескольким параметрам.

Давайте создадим фильтр для писем от сервиса BA Express. Они регулярно сыпятся во «Входящие», но я их уже на автомате архивирую, поэтому пусть это делает робот. Они приходят с адреса no-reply@br-analytics.ru, по нему мы их и отфильтруем.

Я могу фильтровать письма по одному или нескольким параметрам сразу: отправителю, получателю, теме письма, ключевым словам, приложенным файлам

Когда мы отфильтровали эти письма, выбираем, что делать с ними делать. Я хочу, чтобы письма BA Express миновали «Входящие», помечались как прочитанные и попадали в отдельную папку (т. е. получали свою метку). Для этого я отмечаю: Skip the Inbox (Archive it), Mark as read и Apply the label. Если у меня ещё не настроена метка для папки с письмами BA Express, я делаю это прямо в фильтре.

Я могу управлять письмами так, как мне удобно: помечать их звёздочкой или как важные, сразу пересылать, удалять, никогда не отправлять в спам или присвоить им категорию

Чтобы применить новый фильтр ко всем существующим письмам, я отмечаю чекбокс «Also apply filter to… matching conversation».

Фильтры — самая полезная штука в Gmail после антиспам-системы. Их стоит настроить для всех однотипных задач, чтобы письма не захламляли «Входящие».