Кейс IBS: подготовили спикера к выступлению на конференции «Неделя Российского Ритейла»

Как проходила подготовка к выступлению

Подготовка к конференции заняла четыре недели. В течение этого времени мы провели 10 онлайн-встреч cо спикером, на которых мы:

Написали сценарий выступления. На этом этапе мы сформулировали главную идею выступления, обрисовали проблему, составили структуру, проработали аргументы и написали финальный текст. Особое внимание мы уделили блоку про контекст и описание проблемы. Нам было важно, чтобы аудитория почувствовала, что спикер понимает её боль. Для этого мы составили список возражений, которые могли бы возникнуть у аудитории, и дорабатывали блок до тех пор, пока не почувствовали, что учли все критические моменты.

Сделали текстовую версию презентации. После того, как текст был готов, мы оформили черновую версию в гугл-презентации. Она должна была транслировать ключевые мысли из доклада, чтобы аудитория держала фокус на речи спикера.

Провели пробные прогоны. Мы провели три прогона презентации онлайн. Это помогло понять, как улучшить выступление, чтобы оно создавало нужную динамику. Например, рассказ о проблеме получался слишком длинным, а в презентации под него были выделены только два слайда. Чтобы зрителям было проще концентрироваться на теме, мы добавили несколько новых слайдов.

За четыре дня до конференции мы организовали финальный прогон в офисе агентства, куда пригласили HR-менеджеров разных компаний и несколько сотрудников IBS. По словам Артёма, это помогло ему увидеть реакцию аудитории на ключевые моменты доклада и немного подкорректировать сценарий.

Оформили презентацию в фирменном стиле IBS. Обычно красивый дизайн делают в Figma или InDesign. Мы выбрали гугл-презентации, несмотря на то, что их возможности ограничены. Зато спикер мог бы самостоятельно заменить контент прямо перед выступлением, если бы это потребовалось. Кроме того, IBS смогут использовать этот шаблон для других своих презентаций. То есть, мы немного пожертвовали красотой оформления, но существенно сократили часы на создание новых презентаций IBS.

Отзыв Артёма Николаева, ведущего эксперта IBS:

«Когда я начал готовиться к конференции, я составил план и написал черновик сценария. Уже в тот момент я понял, что мне нужна помощь, чтобы структурировать текст и превратить его в презентацию. Одно дело — быть специалистом своей отрасли, другое дело — уметь доступно объяснить аудитории, как то, что ты делаешь, поможет в её работе. Первое я делаю хорошо, а второму ещё учусь.

Раньше мы уже делали презентации для IBS с другими компаниями. В большей степени мы работали над визуализацией и формулировками, но такой подход не помогает объяснить людям сложную тему. Я знал, что IT-Agency уже помогало другим компаниям делать презентации и объяснять сложные штуки понятным языком, поэтому обратился к ним.

Результаты превзошли все мои ожидания

В итоге я получил больше, чем планировал изначально. Я ожидал, что мы структурируем текст и сделаем презентацию, но я не предполагал что со мной будут репетировать и помогать готовиться к самому выступлению. При этом мы уложились чётко в срок, без спешки и авралов.

После выступления я понял, что главная ценность проекта — не сама презентация. Агентство помогло мне структурировать и описать весь полученный ранее опыт в проектах; сформулировать, чем мы занимаемся и как работает HR-аналитика. Для меня это — большой шаг в развитии нашей команды. Я могу использовать этот материал в обучении новых сотрудников и ссылаться на него, когда нужно что-то объяснить. Например, я могу не рассказывать каждому сотруднику, как нужно строить карту EJM, а просто показать презентацию».

Команда проекта

Маргарет Дьяченко — ведущая проекта

Светлана Кирпа — редактор

Максим Кизим — дизайнер