Ассистент менеджера в направление дизайна (закрыта)

Управлять процессами в проектах и участвовать в пресейлах:

• заполнять бриф клиента и контролировать, чтобы он прислал информацию;
• уточнять вводные данные, необходимые, чтобы правильно посчитать смету на продукт или услугу;
• оформлять коммерческие предложения на основе готовых планов работ и расчётов;
• контролировать и распределять входящий поток задач;
• задавать уточняющие вопросы по проекту и вести план-факт по работе;
• общаться в переписке и на онлайн-встречах с внешними заказчиками, а также отделом маркетинга, джедаями и другими сотрудниками внутри агентства;
• контролировать выполнение обещаний и соблюдение сроков со стороны команды;
• готовить презентации ко встречам на основе шаблонов.

Выполнять операционные задачи направления:

• еженедельно планировать и формировать отчётность по загрузке команды;
• считать расходы и доходы направления, готовить и отправлять счета на оплату;
• рассказывать команде об изменениях в процессах;
• отслеживать сообщения в корпоративном мессенджере и подхватывать запросы от команды агентства в общем канале;
• следить за рабочим пространством в Kaiten: заполнять карточки проектов и наводить в них порядок, а также отслеживать ход выполнения работы и подключать свободных дизайнеров к срочным задачам;
• находить нужную для выполнения задач информацию;
• модерировать встречи, фиксировать повестку и итоговые договорённости;
• своевременно готовить и отправлять сметы, чеки, договоры, паспорт проекта и другие документы.

Что для нас важно

Ответственность. Мы ценим людей, которые выполняют взятые на себя обязательства. А если что-то идёт не так, приходят заранее, предупреждают и передоговариваются.

Умение выполнять много разных задач. Разные по сути и трудозатратам запросы со стороны команды и клиентов будут приходить всё время. Важно уметь ориентироваться в плотном потоке задач, приоритезировать их, делать последовательно или параллельно и в срок.

Умение и желание разбираться в сложном и непонятном. Не всегда задачи будут сразу хорошо сформулированы. Нам нужен человек, который будет уточнять, что от него нужно, составлять план действий и ему следовать.

Грамотность и аккуратность. Вам придётся часто писать письма команде и клиентам, поэтому важно уметь излагать мысли структурировано. Плюсом будет, если вы знаете, что информационный стиль — это не про удаление всех стоп-слов из текста, а про понимание задачи и заботу о читателе.

Будет плюсом:

• опыт работы в агентствах,
• опыт работы ассистентом.

Условия

1. официальное оформление по договору с самозанятым;
2. удалённая работа 5 дней в неделю, но с гибким графиком;
3. занятость 40 часов в неделю, но загрузку можно обсудить с наставником;
4. оплата почасовая — 400–500 рублей в час;
5. доступ в корпоративную базу знаний и на наши семинары.

Обучение и развитие

Мы ценим людей и создаём условия для комфортной работы и развития каждого сотрудника. Ниже о том, что мы предлагаем.

Наставничество. У каждого специалиста есть ведущий — наставник, который направляет в процессе работы и развития. Он помогает расставить приоритеты в работе и обучении и спланировать комфортную нагрузку на месяц.

База знаний. Сотрудники получают доступ к обучающим материалам во внутренней базе, которую мы накопили за 15 лет и постоянно пополняем. Вы сможете изучать статьи и инструкции, кейсы с клиентских проектов, записи прошедших семинаров, конференций и других мероприятий.

Семинары по направлениям. Мероприятия на разные темы проводит кто-то из членов команды или приглашённый специалист из другой компании.

Поддержка и обмен опытом внутри команды. Ребята отвечают на вопросы друг друга и делятся полезными материалами.

Профессиональный рост. В агентстве действует система уровней, которая привязана к знаниям, навыкам, опыту успешных проектов и оценкам 360. Раз в 3–6–12 месяцев на личной планёрке с ведущим мы обсуждаем план роста и определяем, какие задачи нужно выполнить для перехода на следующий уровень.

Как откликнуться

Пришлите резюме и короткое сопроводительное письмо в Телеграм @seekonnov или на электронную почту konnov.s@it-agency.ru, указав в теме «Ассистент менеджера».

Если ваш опыт покажется релевантным, я свяжусь с вами, чтобы назначить дату видеособеседования.