Регулярное подведение итогов: эффективный обмен опытом в дистанционной команде

Основная проблема дистанционных команд — информационный вакуум. Каждая команда пилит свой проект, но ничего не знает о том, что происходит на проекте другой команды. В итоге одна команда уже внедрила новый инструмент, а другая мучается со старым.

Какие задачи решает

Регулярные созвоны с подведением итогов решают две задачи: синхронизация знаний и сплочение команды.

Когда открылся второй офис на Бали и сотрудники разъехались, мы стали искать способ обмениваться новостями. Сначала представители команд записывали достижения команды в один гуглдокс. Но это не помогло: ребята ленились, забывали, а докс никто не читал.

Тогда мы начали созваниваться всем офисом каждые две недели, чтобы обмениваться новостями. Перед созвоном каждая команда записывает три своих главных достижения в гуглдокс и даёт ссылки на результаты. А на созвоне участники кратко рассказывают, что сделали, каким способом и почему это важно.

Теперь все в курсе, что происходит на других проектах. Далеко не все знания применяются сразу, зато в голове откладывается, что в агентстве изобрели новый инструмент. Если он внезапно понадобится, то его всегда можно найти в гуглдоксе с итогами или спросить у разработавших его ребят.

Вторая важная функция итогов — сплотить команду. Работая из дома, ребята не до конца ощущают себя частью команды: вроде они в ней, а вроде и нет. Это особенно заметно на новичках, которые ещё никого не знают.

На итогах люди знакомятся и с гордостью рассказывают о своих достижениях. Это создаёт правильную атмосферу: желание учиться, развиваться, сделать что-то самому. Команда чувствует, что она — единое целое.

Как внедрить

1. Разъяснить команде цель этих созвонов. Подведение итогов — это не формальный отчёт по проделанной работе. Это событие, обучение и точка сбора всей команды. Если относиться к итогам как к формальности, то не будет мотивации участвовать.

2. Созваниваться с видео. Это создаёт чувство неизбежности: надо подготовиться заранее, надо рассказать о проекте. Если просто записывать всё в гуглдокс, то люди начнут забивать. Мы это уже проходили.

Для видеозвонков мы используем гугл-хэнгаутс. Ребята в московском офисе собираются перед камерой, а остальные присоединяются со своих ноутбуков. Кому не хватило места в хэнгауте, смотрит прямую трансляцию на ютубе. Связь могла бы быть получше, а изображение с камеры качественнее, но пока что это несильно мешает.

3. Определиться, чем делиться на созвонах. Рассказывать о текучке долго и нудно. Мы договорились, что каждая команда рассказывает о трёх завершённых результатах.

Результат — законченное действие. Запустили лендинг — это результат, о нём рассказываем. Написали текст для полуготового лендинга — это процесс, о нём не рассказываем.

4. Дать рассказать о проекте тому, кто его ведёт. Это может быть джедай, менеджер или специалист. Это повышает чувство ответственности за проделанную работу, потому что рассказывать хочется об успехах, а не о неудачах.

5. Желательно научить спикеров правильно презентовать свой проект. Сейчас ребята учатся сами: смотрят на лучшие проекты и копируют приёмы. К сожалению, не у всех и не всегда это получается.

Со временем люди понимают, какие результаты достаточно значимые, чтобы рассказать о них на итогах. Чаще всего спикер рассказывает о ценности своего проекта, а каждый участник выцепляет из рассказа что-то важное для него. Если спикер добавит, как масштабировать эту ценность на другие проекты, то это совсем здорово.

6. Вести конспект со всеми результатами. Возможно, даже завести систему тегов, по которой было бы легко искать нужный проект.

Сейчас у нас четыре гуглдокса с итогами за пять лет — иногда в них сложно найти нужный проект. А было бы круто вводить «контекстная реклама» и получать все проекты на эту тему.

7. Постоянно развивать формат итогов. Метод работает, только если самим участникам интересно. На двухчасовых созвонах ни о чём все начинают скучать. Мы рассказываем только о значимых результатах и обычно укладываемся в 20−30 минут.

Как только созвоны затягиваются дольше часа, мы что-то меняем. Например, вводим ограничения: рассказывать только о трёх результатах от каждой команды. К тому же ребята сами видят, о чём стоит рассказывать, чтобы было интересно.

Запомнить

Регулярное подведение итогов синхронизирует знания и сближает команду. Чтобы его внедрить, нужно:

1. Объяснить команде цель итогов. Важно, чтобы ребята разделяли её.
2. Устраивать видеозвонки. Многие забивают на заполнение гуглдоксов для чтения.
3. Определить, о чём рассказывать на созвонах. Ежедневная рутина неинтересна.
4. Дать рассказать о проекте тому, кто его ведёт. Это повышает чувство личной ответственности и гордости за результат.
5. Научить спикеров делать интересные презентации. Иначе скучно.
6. Вести конспект с результатами. Тогда ничего не потеряется.
7. Постоянно развивать систему, чтобы ребятам было интересно.