Ассистент по документообороту (закрыта)

• Готовить документы вместе с нашей бухгалтерией. Много задач проходит через них, поэтому нужно быстро координировать все процессы.
• Собирать информацию и контролировать подготовку договоров, NDA, счетов и прочего (больше 80 % документов через ЭДО).
• Собирать информацию и контролировать подписание документов (акты, договоры и т. д.). Информировать о статусах команду проекта.
• Вести таблицы, списки счетов, клиентов и оплаты.
• Контролировать сбор дебиторки: пушить, рассылать напоминалки клиентам и менеджерам агентства.
• Поддерживать и помогать в развитии системы документооборота агентства.

Сейчас процесс выглядит так: менеджер договаривается об условиях работы с клиентом по сути, подключает ассистента к переписке, и тот превращает это в договор по шаблону. Дальше он пушит все этапы документооборота до получения оригиналов актов и денег.

По всем процессам есть шаблоны, таблички и чек-листы.

Не надо изобретать велосипед, а просто быстренько на него сесть, поехать и ничего не поломать.

После того, как вы разберётесь с тем, что уже есть, нужно будет что-то улучшить, а что-то автоматизировать.

Я всё покажу, всему научу.

Что нужно уметь

• Писать без ошибок, составлять лаконичные письма, знать об основных правилах деловой переписки.
• Знать и понимать, как работает документооборот. Совсем без опыта и нам, и вам будет сложно.
• Уверенно пользоваться гуглдоксами и таблицами.
• Минимально знать, как работает 1С.

Каким нужно быть

Системным. Это значит ясно мыслить, всё структурировать и держать в порядке, понимать причинно-следственные связи, управлять процессами.

Ответственным. Каждый документ на проекте и связанные с ним процессы — ваша ответственность. Документов много, поэтому важно ничего не упустить из виду.

Инициативным. Если вы увидите, что процесс можно оптимизировать, будет здорово, если вы предложите и поможете внедрить изменения.

Аккуратным. Задач будет много и разных. Нужно не теряться в них.

Условия

• зарплата 50 000 рублей в месяц;
• отпуск 2 раза в год по 2 недели + официальные российские праздники;
• рабочий ноутбук, если нужен;
• оплата 50 % стоимости любых разумных мероприятий по обучению;
• официальное оформление по трудовой в Москве, белая зарплата на карточку.
• можно работать в московском офисе или удалённо.

Что будет после отклика

1. Нужно будет развёрнуто ответить на вопросы в анкете. Да, мы знаем, что анкета большая :—) Это нужно, чтобы быстрее с вами познакомиться и понять, насколько мы подходим друг другу. Нам очень важны ваши ответы, поэтому мы внимательно читаем все анкеты.
2. Если анкета проходит отбор, вам придёт приглашение по почте или в телеграм на интервью наоборот. Формат: можно будет задать любые вопросы.
3. Потом 1–2 недели стажировки с тестовым заданием. Стажировку буду курировать я. Введу в курс дела и познакомлю с внутренней кухней агентства. Буду поддерживать и отвечать на вопросы.
4. Если всё пройдёт успешно, и за стажировку мы поймем, что подходим друг другу — мы пригласим вас на работу в IT-Agency.
5. Я буду вашим наставником и проводником в агентстве.