Вопросы перед стартом проекта

Мы не начинаем ни один проект, не выяснив, что там происходило раньше. Нас интересует всё: выполненные и невыполненные задачи, инфраструктура, аналитика, продукт, конкуренты. Если что-то из этого упустить, можно получить неприятный сюрприз и не получить результат.

Однажды мы не спросили, как предыдущий подрядчик распределял внешние бюджеты. А потом выяснилось, что клиент должен платить под тридцать тысяч рублей в месяц на продление арендных ссылок. В наши планы эти траты не входили. К счастью, бóльшую часть расходов получилось снять, но хорошо бы было знать об этом заранее.

Или, другой пример: мы хотели, чтобы клиент выделил нам разработчика на 20 часов в неделю для внедрения SEO-шных задач. По счастью, ещё на старте мы выяснили, что свободного специалиста у клиента нет. Тогда мы спокойно отложили запуск до тех пор, пока клиент не нанял ещё одного разработчика.

Так что перед запуском мы задаём определённые вопросы руководителю проекта на стороне клиента, а затем отправляем ему письмо с вопросами. Иногда мы дополнительно общаемся с менеджерами, маркетологами или разработчиками. Если есть возможность, задаём вопросы предыдущему подрядчику.

Задача списка — убрать любую неопределённость перед запуском. Он помогает целиком оценить картину того, что происходит на проекте, и спланировать, какие ресурсы есть или понадобятся под SEO.

Таблица людей и ролей на проекте

На крупных проектах всегда много согласований. По каждой, даже мелкой, задаче приходится отправлять письмо 10–15 людям, чтобы никто ничего не пропустил. С одной стороны, это хорошо — все в курсе происходящего. С другой стороны, люди видят кучу всего ненужного и иногда даже не знают, реагировать или нет.

Мы решаем эту проблему с помощью таблицы людей и ролей. В неё мы записываем имена, контакты и зоны ответственности всех, кто хоть как-то связан с проектом. Теперь любой может посмотреть в таблице: кого привлекать к решению вопроса, а кого — нет. Это работает всегда: когда надо отправить письмо, собрать людей в общий чат или на встречу.

Как это работает на практике. На одном проекте мы решили сделать несколько видеообзоров для агентства недвижимости. Мы прикинули, что для этого нам понадобятся девять человек:

  • руководитель отдела продаж, который впишет требования к видеозаписям в инструкцию, 
  • дизайнер, который пропишет требования к видео и его размещению на сайте,
  • маркетолог, который будет использовать видео как преимущество,
  • технический директор, который курирует все технические процессы,
  • тим-лид разработки, который назначает исполнителей и управляет сроками,
  • программист, который автоматически импортирует видео из Ютуба на сайт,
  • верстальщик, который сделает так, чтобы видео можно было и с телефона смотреть,
  • и SEO-шник с менеджером, которые всё организуют.

Вместо того чтобы запускать бесконечную цепочку писем с «Re: Re: Re: Re: Re: Re: видеообзоры», мы нашли контакты нужных нам специалистов в таблице людей и ролей и пригласили их на встречу. За 20 минут в Скайпе мы согласовали проект и распределили обязанности. Всё просто.

Таблица людей и ролей позволяет напрямую общаться с нужными специалистами. Если SEO-шнику нужен разработчик, он находит его в таблице и пишет ему напрямую, не вовлекая в это топ-менеджера. Таким образом, каждый общается с теми, кто ему нужен.


Таблица внедрения задач

Самое сложное для менеджера на стороне клиента — внедрять крупные SEO-шные задачи. SEO-шники вписывают в ТЗ кучу более мелких задач для разных специалистов, а менеджеру приходится самостоятельно распределять их между членами команды. Если вдруг что-то пойдёт не так, задача как минимум отложится, как максимум — вообще повиснет на неопределённое время.

Чтобы крупные ТЗ было легче внедрять, мы сразу разбиваем задачи по ролям в таблице внедрения задач.

Как это работает: например, у нас есть крупная задача — выпустить видеообзор. Для этого нужны контентщик, верстальщик и программист. В ТЗ мы сразу прописываем задачи по ролям: контентщику — написать регламент для названия и описания видеообзора, верстальщику — требования к вёрстке и микроразметке, программисту — требования к импорту видео из Ютуба. Все эти задачи мы вносим в единую гугл-таблицу. Ею пользуются и руководители, и сотрудники с обеих сторон.

Таблица решает сразу несколько проблем:

  1. Менеджеру не надо распределять задачи между членами команды, потому что мы уже проставили ответственных.
  2. SEO-шники видят, какими темпами клиент обычно внедряет задачи, и, исходя из этого, планируют дальнейшую работу и выставляет приоритеты задачам.
  3. Руководитель может в любой момент посмотреть статус каждой задачи, ответственного или сроки. Если кто-то задерживает свою часть, это сразу видно.

Задачи можно без проблем дублировать во внешних системах — Джире, Трелло или Коллабе. Кому как удобно.


Шаблон еженедельного отчёта

Кажется, что внедрять задачи просто: сказал разработчику на стороне клиента перенести раздел с отзывами на новую страницу к 10 февраля — всё, он всё сделает сам. А 5 февраля выясняется, что в задаче конь не валялся, потому что менеджер клиента перетянул разработчика на более приоритетный внутренний проект. Ещё чуть-чуть и задача может сорваться.

Чтобы задачи выполнялись, мы встраиваем SEO в общий план работ на стороне клиента. Мы объясняем, что нужно сделать и какой эффект это даст. Когда клиент понимает, что случится, если задачи не выполнить, он не будет их задвигать ради чего-то менее важного.

Кроме того, мы сразу распределяем задачи по ролям, чтобы каждому специалисту падали только его задачи. Дальше мы только контролируем сроки выполнения. Если что-то идёт не по плану, вмешиваемся. Если всё хорошо — не мешаем людям работать.

Из задач складывается план на неделю. Когда неделя проходит, мы составляем для клиента отчёт: что было запланировано, что получилось сделать и какой результат это дало.

Нам нравится формат еженедельных отчётов, потому что по ним сразу видны взаимосвязи:

  • что мы сделали и какой результат от этого получили; 
  • какие задачи сколько денег принесли;
  • какие возникли проблемы и как их решать.

Еженедельные отчёты позволяют смотреть на проект изнутри: как быстро внедрённые изменения влияют на ситуацию. Из еженедельных отчётов складываются ежемесячные. Они дают возможность увидеть картину целиком: как мы достигаем поставленных целей. Из ежемесячных отчётов складываются ежеквартальные.


Дайджест IT-Agency

События агентства, публикации сотрудников и материалы об интернет-маркетинге. Раз в две недели по вторникам.

Если вы нажали на кнопку, значит согласны с политикой конфиденциальности

Вы подписались на рассылку

Спасибо!

Вы уже подписаны

Спасибо!

Некорректная почта

С этим адресом что-то не так. Проверьте, пожалуйста, написание.

Назад

Новые статьи в вашей ленте

Популярные материалы

Мы используем ваши cookie-файлы, IP-адрес и местоположение. Продолжая пользоваться сайтом, вы принимаете соглашение о передаче данных.